チームファシリテーション

チームファシリテーション(TF)とは、チームとしての仕事術であり、チームが自律的に運営できるように、「リズム」と「見える化」の仕組みを活用して仕事を進めます。

また平鍋らが提唱している「プロジェクトファシリテーション(PF)」のサブセットで、現場への導入も含めた考え方およびサービスです。

チームとしての仕事術ですので、IT関連のプロジェクトに限らず、スタッフ部門などへも広く適用可能です。

チームファシリテーションの最小セットの構成

チームファシリテーションは、原則と実践で構成されています。さまざまな実践項目がありますが、その最小セットを構成する実践項目は「週計画会」「朝会」「ふりかえり会」「タスクボード」の4点です。

週計画会

チームファシリテーションでは、1週間を仕事のサイクルの基準としています。

その週でどのような仕事をすべきかをチームメンバーで計画します。計画の際には、上位の計画や、先週のふりかえりから出てきた改善項目をインプットとします。計画は2～4時間程度のタスクになるまで行います。計画されたタスクは、タスクボードのToDo欄に貼りだします。

チームメンバーで計画することで、作業の抜け漏れが見つかるだけではなく、知識の共有化や、新人のスキルアップなどの副次的な効果も期待できます。

朝会

1日の初めに、前回の朝会から現時点までにやったこと、今日やること、仕事を妨げている課題をチームメンバー内で共有します。時間の目安は15分以内です。タスクボードを使って状況を確認すると、進行がスムーズになります。

課題があれば、その場で解決するのが理想ですが、朝会のなかで議論に時間がかかってしまうことは避けたいので、時間がかかる場合は別途検討の場を設定するにとどめます。

参考資料：「プロジェクトファシリテーション実践編：朝会ガイド」

ふりかえり会

週の終りに、その週の行動をふりかえり、次の週にどのようなことに取り組むべきかをチームメンバーで検討します。

ふりかえり会を行う際は、KPT(Keep、Problem、Try)と呼ばれるフォーマットを標準として、ふりかえりの視点(思考フレーム)としています。KPT以外にも、チームに適したフォーマットがありますので、慣れてきたらさまざまなフォーマットを試してください。

参考資料：「プロジェクトファシリテーション実践編：ふりかえりガイド」

タスクボード

標準的なタスクボードはToDo、Doing、Doneに区切られています。週次計画で作成したタスクはToDo欄に貼りだします。ToDo欄に貼りだされたタスクにとりかかったら、そのタスクをDoing欄に移動させ、終了したDone欄に移動します。これにより、現在どのタスクが行われているかがタスクボードから読み取れます。

参考資料：「プロジェクトファシリテーション実践編：見える化ガイド」

チームファシリテーションのPDCAサイクル

Plan：上位計画とふりかえりの結果をインプットとして週計画会を行います。週計画会の成果物はタスクです。タスクは、タスクボードに貼りだします。

Do：タスクボードを使いながら作業を行い、チームとして成果物を作成していきます。毎朝、朝会を行い状況の把握や仕事の調整を行います。

Check：その週の行動をふりかえります。KPTの場合、KeepとProblemの項目に挙がる内容です。

Act：次の週にすべき改善項目を挙げます。KPTの場合、Tryの項目に挙がる内容です。

KPT使ったふりかえり会では、CheckとActを一緒に考えます。さらに、Try項目はアクション化することが前提ですので、ふりかえり会と週計画会は、連続して実施するとスムーズです。

チームファシリテーションの活用例と効能

アジャイル開発に向いたチーム育成の手法として

アジャイル開発を成功させるには、チームがアジャイルに開発できるような特性を備えていることが必要です。このようなチーム特性は、個人が研修を受ければすぐに身に付くものではなく、チームとして仕事を行っていく中で少しずつ身につけていく必要があります。このような、学習サイクルを仕事の中に取り入れる際の一つの手法としてTFを導入していただいています。

チームがアジャイルに開発できるための特性とは、主に以下の3点と考えています。
・自分たちの仕事を計画できること
・自分たちの仕事の進め方を改善できること
・上記の2つについて当事者意識を持って合意形成を行えること

チーム主導のカイゼン活動の基本活動として

チーム主導のカイゼン活動では、チーム自らがPDCAサイクルを回し、その中で得られた気づきを起点として、さらなるPDCAサイクルを回していくことが肝要です。この、ベースとなるPDCAサイクルを実現するための基本活動としてTFを導入していただいています。

PDCAサイクルを回すには、TFリズムの考え方がマッチします。
計画を立てて(Plan)、実施する(Do)だけでは、サイクルにはなりません。そこで、タイムボックスとして、週計画会とふりかえり会をスケジュール化することで、PDCAのサイクルを組み込んでしまいます。

チームファシリテーション講演資料

『現場の見える化で、チーム力を向上させる』（SlideShare） – チームファシリテーションの概要を紹介した資料です。
『アジャイル開発の始め方』（SlideShare） – アジャイル開発を導入する際に、最初にチームファシリテーションを導入し、チームとしての成熟を図ってから、続いてアジャイル開発のプラクティス導入していく流れを紹介した資料です。